Номенклатура справ
КЗ Есхарівський заклад дошкільної освіти(ясла – садок) Новопокровської селищної ради
Чугуївського району Харківської області
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ ЗАТВЕРДЖУЮ
на 2025 рік Директор ЗДО
_________ Галина КРЮЧКОВА
(підпис)
« ____» _____________20__ р.
| Індекс справи | Заголовок справи
(тому, частини) |
Кількість справ (томів, частин) | Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком* | Примітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 01. Організація системи управління закладом | ||||
| 01-01 | Урядові та галузеві документи про дошкільну освіту (укази, постанови, доручення, накази, інструкції, рішення колегії, вказівки Міністерства освіти і науки України тощо) (копії) | Доки не мине потреба
|
||
| 01-02 | Накази начальника відділу освіти, культури, молоді та спорту з основної діяльності (копії) | Доки не мине потреба | ||
| 01-03 | Накази директора закладу дошкільної освіти з основної діяльності | До ліквідації закладу ст. 16а | ||
| 01-04 | Статут закладу дошкільної освіти | До ліквідації закладу ст. 30 | ||
| 01-05 | Інструкція з питань діловодства у закладі дошкільної освіти
|
До ліквідації закладу
ст. 20а |
||
| 01-06 | Колективний договір, укладений між адміністрацією закладу дошкільної освіти та трудовим колективом | До ліквідації закладу ст.395-а | ||
| 01-07 | Правила внутрішнього трудового розпорядку | 1 рік1 ст. 397 |
1 Після заміни новими | |
| 01-08 | Протоколи оперативних нарад при директорі закладу дошкільної освіти | 5 років ст. 13 |
||
| 01-09 | Протоколи засідань педагогічної ради закладу дошкільної освіти | 25 років1 | 1 Наказ Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України від 10.05.2011 № 423 | |
| 01-10 | Протоколи загальних зборів (конференцій) колективу закладу дошкільної освіти | До ліквідації закладу
ст.12а |
|
|
| 01-11 | Протоколи органів батьківського самоврядування | До ліквідації закладу ст. 12а |
||
| 01-12 | Річний план роботи закладу на навчальний рік та оздоровчий період | 5 років
ст. 157а |
||
| 01-13
|
Книга прийому та передачі справ при зміні керівника закладу | До ліквідації закладу ст. 45а | ||
| 01-14 | Документи (протоколи, акти, доповідні записки, звіти, довідки) про перевірку виконання колективного договору | 10 років ст. 396 | ||
| 01-15 | Ліцензія на право ведення закладом діяльності з надання освітніх послуг
|
До ліквідації закладу ст. 48 | ||
| 01-16 | Документи (акти, доповідні записки, довідки) тематичних та контрольних перевірок окремих напрямів діяльності закладу дошкільної освіти
|
5 років ст. 77 |
||
| 01-17 | Документи (довідки, доповідні записки) про стан освітньої і методичної роботи та заходи щодо вдосконалення
|
10 років | Наказ Мініс-терства осві-ти і науки, молоді та спорту України від 01.10.2012 № 1059 | |
| 01-18 | Листування з організаціями та установами з основної діяльності | 5 років ст. 23 |
||
| 01-19 | Контрольно – візитаційна книга
|
3 роки
ст.122
|
||
| 01-20 | Журнал реєстрації наказів директора закладу дошкільної освіти з основної діяльності | До ліквідації закладу ст. 121а
|
||
| 01-21 | Журнал реєстрації вхідної документації
|
3 роки
ст. 122 |
||
| 01-22 | Журнал реєстрації вихідної документації | 3 роки
ст. 122 |
||
| 01-23 | Журнал реєстрації протоколів засідань педагогічної ради закладу дошкільної освіти | До ліквідації закладу ст. 121а | ||
| 01-24 | Журнал реєстрації протоколів загальних зборів колективу | До ліквідації закладу ст. 121а | ||
| 01-25 | Журнал реєстрації протоколів оперативних нарад при директорі закладу дошкільної освіти | 3 роки ст. 122 |
||
| 01-26 | Журнал реєстрації звернень громадян | 5 років ст. 124 |
||
| 01-27 | Зведена номенклатура справ закладу дошкільної освіти | 5 років1
ст.112-а |
1 Після за-міни новою та за умови складення зведених описів справ закладу |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 02. Організація системи дошкільної освіти |
|
|||
| 02-01 | Річні статистичні звіти з усіх основних видів діяльності
|
До ліквідації закладу
ст. 302б |
||
| 02-02 | Оперативні плани з усіх напрямів діяльності закладу дошкільної освіти | Доки не мине потреба ст. 162 |
||
| 02-03 | План роботи працівників
|
1 рік ст. 161 |
||
| 02-04 | Документи (копії свідоцтв про народження, медичні довідки), що подаються при зарахуванні дітей до закладу дошкільної освіти
|
1 р. | 1 після вибуття дитини з закладу наказ
Міністерства освіти і нау-ки, молоді та спорту України від 01.10.2012 № 1059 |
|
| 02-05 | Документи (довідки, плани, звіти тощо) експертизи рівнів досягнень дітей (6-й рік життя) відповідно до вимог Базового компоненту дошкільної освіти | 5 років ст. 298 |
||
| 02-06 | Журнал прибуття (вибуття) дітей у закладі | 10 років1
ст. 525є
|
1 За відсутності наказів про зарахування, відрахування, випуск, а також особових справ – 75 років | |
| 02-07 | Журнал обліку щоденного відвідування групи дітьми | 5 років ст. 590 |
||
| 02-08 | Журнал обліку робочого часу працівників закладу дошкільної освіти | 5 років ст. 630 |
||
| 02-09
|
Накази директора закладу дошкільної освіти (ясла-садок) щодо руху дітей | 75 років ст. 16б |
|
|
| 02-10 | Номенклатура справ документів організації системи дошкільної освіти | 3 роки 1
ст.112в |
1Після заміни новою та за умови передавання справ до архіву закладу |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 03. Охорона дитинства | ||||
| 03-01 | Нормативно-правові документи з питань охорони дитинства (копії) | Доки не мине потреба | ||
| 03-02 | Документи (довідки, звіти, інформації тощо) щодо роботи з дітьми, які потребують соціального захисту | 5 років ст. 44б, ст. 303 |
||
| 03-03 | Документи (звіти, довідки, інформації) щодо організації харчування дітей у закладі дошкільної освіти | 5 років ст. 44б, ст. 303 |
||
| 03-04 | Документи (копії наказів, листи, програми, інформації тощо) щодо медичного обслуговування та охорони здоров’я дітей | 5 років ст. 44б, ст. 303 |
||
| 03-05 | Документи (копії наказів, довідки, інформації тощо) щодо профілактики дитячого травматизму | 5 років ст. 44б, ст. 303 |
||
| 03-06 | Акти розслідування нещасних випадків з дітьми | 45 років ст.453 | ||
| 03-07 | Листування з органами і службами, причетними до захисту прав дітей з загальних питань (копії) | Доки не мине потреба | ||
| 03-08 | Журнал реєстрації нещасних та смертельних випадків з дітьми | 3 роки ст. 122 |
||
| 03-09 | Номенклатура справ документів охорони дитинства (витяг зі зведеної номенклатури справ) | 3 роки 1
ст.112в |
1Після заміни новою та за умови передавання справ до архіву закладу |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 04. Охорона праці, техніка безпеки | ||||
| 04-01 | Нормативно-правові документи з питань охорони праці та техніки безпеки (копії) | Доки не мине потреба | ||
| 04-02 | Документи (протоколи, звіти, довідки, інформації тощо) з охорони праці та техніки безпеки | 5 років ст. 437 |
||
| 04-03 | Документи (відомості, звіти, довідки тощо) про нещасні випадки та травматизм в закладі дошкільної освіти | 45 років 1 ст.453 |
1 Пов’язані із значними матеріальними збитками та людськими жертвами – постійно | |
| 04-04 | Документи (акти, довідки, інформації тощо) щодо дотримання санітарно-гігієнічного режиму в закладі дошкільної освіти | 5 років ст. 434 |
||
| 04-05 | Акти розслідування нещасних випадків з працівниками закладу дошкільної освіти | 45 років 1 ст.453 |
1 Пов’язані із значними матеріальними збитками та людськими жертвами – постійно | |
| 04-06 | Журнал реєстрації нещасних та смертельних випадків з працівниками закладу дошкільної освіти | 45 років1 ст. 477 |
1 Після закінчення журналу | |
| 04-07 | Журнал реєстрації інструктажів з питань охорони праці та пожежної безпеки | 10 років1 ст. 481 |
1 Після закінчення журналу | |
| 04-08 | Журнал реєстрації інструктажів з БЖД у закладі дошкільної освіти | 10 років1 ст. 481 |
1 Після закінчення журналу | |
| 04-09 | Номенклатура справ документів охорони праці, техніки безпеки (витяг зі зведеної номенклатури справ) | 3 роки 1
ст.112в |
1 Після заміни новою та за умови передавання справ до архіву закладу |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 05. Науково-методична робота | ||||
| 05-01 | Нормативно-правові документи щодо організації науково-методичної роботи (копії) | Доки не мине потреба | ||
| 05-02 | План підвищення кваліфікації педагогічних кадрів | 5 років ст.537 |
||
| 05-03 | Звіти про проведення атестації | 5 років ст. 638 |
||
| 05-04 | Індивідуальні картки психолого-педагогічного діагностування дітей закладу | 3 роки ст. 122 |
||
| 05-05 | Документи (звіти, інформації тощо) щодо організації методичної роботи | 5 років ст. 303 |
||
| 05-06 | Документи щодо здійснення виховної роботи (накази, розпорядження, листи тощо) (копії) | Доки не мине потреба | ||
| 05-07 | Документи (копії наказів, плани-графіки тощо) про підвищення кваліфікації та курсову перепідготовку педагогічних кадрів | 5 років ст.618 |
||
| 05-08 | Документи (заявки, умови проведення довідки, програми, звіти тощо) про проведення конкурсів, свят, змагань. | 5 років ст. 64б |
||
| 05-09 | Документи (договори, доповідні записки, довідки, плани, звіти тощо) про надання благодійної, шефської та спонсорської допомоги | 5 років
ст. 44б, |
||
| 05-10 | Журнал реєстрації протоколів засідань атестаційної комісії | 3 роки ст. 122 |
||
| 05-11 | Книги обліку посібників, ігрового, дидактичного обладнання | 3 роки ст. 122 |
||
| 05-12 | Журнал індивідуальних консультацій психолога (соціального педагога) | 3 роки ст.122 |
||
| 05-13 | Номенклатура справ документів з науково-методичної роботи (витяг зі зведеної номенклатура справ) | 3 роки 1
ст.112в |
1Після заміни новою та за умови передавання справ до архіву закладу |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 06. Зміцнення навчально-матеріальної бази | ||||
| 06-01 | Акти перевірок готовності закладу до нового навчального року | 5 років
ЕПК ст.77 |
||
| 06-02 | Документи (інформації, звіти, довідки, акти тощо) щодо проведення у закладі дошкільної освіти ремонтних робіт | 5 років ст. 298 |
||
| 06-03 | Номенклатура справ документів по зміцненню навчально-матеріальної бази (витяг зі зведеної номенклатури справ) | 3 роки 1
ст.112в |
1Після заміни новою та за умови передавання справ до архіву
закладу |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 07. Робота з кадрами та громадянами | ||||
| 07-01 | Накази керівника закладу з кадрових питань (особового складу) | 75 років ст. 16б |
||
| 07-02 | Накази директора закладу дошкільної освіти про надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням (к/тм) | 5 років ст. 16б |
||
| 07-03 | Посадові інструкції працівників закладу дошкільної освіти | 5 років1 ст. 43 |
1 Після заміни новими | |
| 07-04 | Особові справи (заяви, анкети, автобіографії, копії і витяги з наказів при прийняття, переміщення, звільнення, оголошення подяк, характеристики, листки з обліку кадрів тощо) працівників закладу дошкільної освіти | 75 років1 ст.493в |
1 Після звільнення | |
| 07-05 | Оригінали особистих документів офіційного походження (посвідчення, трудові книжки тощо) | До запитання, не затребувані не менше 50 років ст. 508 |
||
| 07-06 | Документи (звіти, акти, відомості) про облік трудових книжок і вкладок до них | 3 роки ст. 511 |
||
| 07-07 | Документи (подання, характеристики, звіти тощо) про подання на нагородження працівників державними, відомчими, регіональними нагородами | 75 років ст. 654б |
||
| 07-08 | Журнал обліку особових справ працівників закладу дошкільної освіти | 75 років ст. 528 |
||
| 07-09 | Журнал реєстрації наказів з кадрових питань (особового складу) | 75 років ст. 121б |
||
| 07-10 | Журнал реєстрації наказів директора закладу дошкільної освіти про надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням (к/тм) | 5 років
ст. 166 |
||
| 07-11 | Номенклатура справ документів роботи з кадрами та громадянами (витяг зі зведеної номенклатури справ) | 3 роки 1
ст.112в |
1 Після заміни новою та за умови переда-вання справ до архіву закладу |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 08. Бухгалтерські документи | ||||
| 08-01 | Нормативно-правові документи фінансування галузі (копії) | Доки не мине потреба | ||
| 08-02 | Штатний розпис закладу дошкільної освіти | 75 років
ст. 37а |
||
| 08-03 | Річні статистичні звіти з усіх основних видів діяльності закладу
|
До ліквідації закладу
ст. 302б |
||
| 08-04 | Документи (тарифікаційні списки, склад тарифікаційної комісії, накази тощо) щодо тарифікації працівників закладу | 25 років
ст. 415 |
||
| 08-05 | Табелі обліку використання робочого часу | 1 рік ст. 408 |
||
| 08-06 | Книга обліку господарського майна та товарно-матеріальних цінностей | 3 роки1 ст. 351 |
1За умови завер-шення ревізії, проведеної органами Держаудит-служби за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. У разі виникнення спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах – зберігаються до ухвалення остаточного рішення. 2.Документи, які містять інформа-цію про фінан-сові операції, що підлягають фінансовому моніторингу,-5р. | |
| 08-07 | Книга реєстрації актів списання матеріальних цінностей | 3 роки1 ст. 351 |
1Див. прим. до справи з індексом 08-06 |
|
| 08-08 | Номенклатура справ бухгалтерських документів (витяг зі зведеної номенклатури справ) | 3 роки 1
ст.112в |
1 Після заміни новою та за умови передавання справ до архіву закладу |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 09. Фізкультурно-оздоровча робота, харчування дітей | ||||
| 09-01 | Листок здоров’я вихованців | 5 років ст. 722а |
||
| 09-02 | Документи (довідки, виписки, інформації тощо) медико-педагогічного контролю за фізичним розвитком дітей | 5 років ст. 44б |
||
| 09-03 | Медична довідка дитини | 5 років
ст. 722а |
||
| 09-04 | Контрольна карта диспансерного нагляду (ф. 030/о) | 5 років
ст. 721 в1 |
1Після зняття з диспансер-ного обліку | |
| 09-05 | Індивідуальні карти імунізації дітей (ф. 063-1/о) | 5 років
ст. 722а |
||
| 09-06 | Перспективне меню | 3 роки1 ст. 336 |
1За умови завер-шення ревізії, проведеної органами Держаудит-служби за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. У разі виникнення спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах – зберігаються до ухвалення остаточного рішення. 2.Документи, які містять інформа-цію про фінан-сові операції, що підлягають фінансовому моніторингу,-5р. | |
| 09-07 | Журнал обліку профілактичних щеплень | 3 роки ст.745 |
||
| 09-08 | Журнал реєстрації екстрених повідомлень про інфекційне захворювання, харчове, гостре професійне отруєння, незвичайну реакцію на щеплення | 3 роки ст. 122 |
||
| 09-09 | Журнал обліку інфекційних захворювань (ф. 060/о)
|
3 роки ст. 122 |
||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 09-10 | Журнал обліку роботи з гігієнічного виховання | 3 роки ст. 122 |
||
| 09-11 | Журнал обліку медичного обладнання, лікарських засобів та виробів медичного призначення, імунобіологічних препаратів | 3 роки ст. 122 |
||
| 09-12 | Журнал антропометрії | 3 роки ст. 122 |
||
| 09-13 | Книга медичного обстеження дітей | 5 років ст. 722а |
||
| 09-14 | Книга обліку дітей із зазначенням діагнозу | 5 років ст. 722а |
||
| 09-15 | Книга обліку дітей, які мають ослаблене здоров’я | 5 років ст. 722а |
||
| 09-16 | Журнал обліку виконання норм харчування | 3 роки ст. 122 |
||
| 09-17 | Журнал бракеражу сирих продуктів | 3 роки ст. 122 |
||
| 09-18 | Журнал бракеражу готової продукції | 3 роки ст. 122 |
||
| 09-19 | Журнал здоров’я працівників харчоблоку | 3 роки ст. 122 |
||
| 09-20 | Книга обліку відходів | 3 роки ст. 122 |
||
| 09-21 | Журнал складського обліку харчової продукції | 3 роки ст. 122 |
||
| 09-22 | Номенклатура справ документів фізкультурно-оздоровчої роботи, харчування дітей (витяг зі зведеної номенклатури справ) | 3 роки 1
ст.112в |
1Після заміни новою та за умови передавання справ до архіву закладу |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 10. Архів | ||||
| 10-01 | Справа фонду (історична довідка, її продовження, акти про вилучення для знищення документів та інші)
|
До ліквідації закладу
ст. 130 |
||
| 10-02 | Описи справ з кадрових питань (особового складу) | 3 роки1
ст. 137б |
1 Після знищення справ | |
| 10-03 | Реєстраційний журнал спостережень за станом температурно-вологісного режиму зберігання архівних документів | 1 рік1
ст. 142 |
1 Після закінчення журналу | |
| 10-04 | Номенклатура справ архіву (витяг зі зведеної номенклатури справ) | 3 роки 1
ст.112в |
1Після заміни новою та за умови передавання справ до архіву закладу |